Angebote/AXON · FORGE · KALKÜL
Einkauf
Bedarf, Angebote und Verträge auf einem Stand.
Gespräch anfragenÜberblick
Ein Einkauf verbindet Bedarf, Angebot, Vertrag und Rechnung zu einem einzigen Vorgang, obwohl jedes dieser vier Dinge in einem eigenen System liegt.
Eine Fachabteilung meldet einen Bedarf, woraufhin der Einkauf Angebote einholt und gegen einen Rahmenvertrag bestellt, während das Lager den Wareneingang bucht und die Rechnung als Datei oder auf Papier eintrifft. Der Abgleich von Bestellung, Wareneingang und Rechnung, in der Praxis Drei-Wege-Abgleich genannt, gelingt nicht immer beim ersten Mal, weil die Belege in getrennten Systemen liegen.
Hinzu kommen Rahmenverträge mit Preisen, Laufzeiten und Kündigungsfristen, die in Ablagen liegen, und Abrufe, die an ihnen vorbeilaufen können, während öffentliche Auftraggeber ihre Entscheidungen zudem dokumentieren müssen.
Vom Bedarf bis zur bezahlten Rechnung, auf einem Stand.
Ontologie / Bedarf, Angebote und Verträge auf einem Stand
Bedarf, Angebot, Lieferant, Vertrag, Bestellung, Wareneingang und Rechnung auf einer Ontologie. Ob eine Rechnung zur Bestellung, zur Lieferung und zum Vertragspreis passt, ist eine Abfrage über die Beziehungen.
- Objekttypen: Bedarf, Lieferant, Angebot, Bestellung, Vertrag, Wareneingang, Rechnung.
- Regel: Drei-Wege-Abgleich.
- Angebot antwortet auf Bedarf.
- Angebot kommt von Lieferant.
- Bestellung folgt aus Angebot.
- Vertrag bindet Lieferant.
- Bestellung läuft unter Vertrag.
- Wareneingang erfüllt Bestellung.
- Rechnung bezieht sich auf Wareneingang.
- Aktion an Rechnung: Rechnung rechnen, zurück in ERP, Freigabe durch Rechnungsprüfung.
Die Systeme dahinter · zum Anklicken
HältBestellungen, Wareneingänge, Rechnungen, Lieferanten und Zahlungen.
Trägt beiWas bestellt, geliefert und berechnet wurde.
Vorführungen
Zum Angebot Einkauf gehören Anwendungen mit Beispieldaten, die Sie im Browser selbst bedienen, und keine davon ist ein Kundenprojekt.
Alle VorführungenWas sich ändert
Ablauf · Bedarf bis Rechnung
- Ablauf von Bedarf bis Zahlung: Bedarf, Angebot, Bestellung, Wareneingang, Rechnung.
- Bedarf zu Angebot.
- Angebot zu Bestellung.
- Bestellung zu Wareneingang.
- Wareneingang zu Rechnung.
- Rechnung Rückfrage Bestellung (Rückweg).
- Engpass an Rechnung: Abweichung.
01Bedarf und Angebot
HeuteEin Bedarf wird per Formular oder Mail gemeldet, Angebote kommen als Dateien, und der Vergleich entsteht in einer Tabelle, sodass verstreut steht, wer genehmigt hat und wonach entschieden wurde.
Mit SnapSiteBedarf, Angebot, Lieferant und Genehmigung sind Objekte mit Beziehungen, und AXON bereitet den Vergleich der Angebote und die Rückfragen an Lieferanten vor, während die Entscheidung bei der zuständigen Person bleibt und ihre Begründung im Verlauf steht.
02Bestellung und Rechnung
HeuteBestellung, Wareneingang und Rechnung werden von Hand verglichen, und Abweichungen bei Preis, Menge und Teillieferungen werden einzeln geklärt, oft erst nachdem die Rechnung gebucht ist.
Mit SnapSiteBestellung, Wareneingang und Rechnung hängen am selben Objekt, sodass KALKÜL die Rechnung gegen Bestellung, Wareneingang und Vertragspreis rechnen kann und eine Abweichung nennt, an welcher Stelle sie entsteht.
03Vertrag und Frist
HeuteRahmenverträge, Preise und Kündigungsfristen liegen in Ablagen und Kalendern, weshalb sich oft erst bei der Rechnung zeigt, ob ein Abruf überhaupt zum Vertrag gehört.
Mit SnapSiteVertrag, Konditionen, Laufzeit und Abruf sind Objekte mit Gültigkeitszeit, sodass die Frage, welcher Vertrag für einen Abruf gilt und wann eine Frist endet, zu einer Abfrage wird.
Fähigkeiten
01 // AXON
Lassen Sie Agenten innerhalb der erteilten Rechte Angebote zu einem Bedarf vergleichen und Rückfragen an Lieferanten vorbereiten, damit das Ergebnis der zuständigen Person zur Entscheidung vorliegt.
AXON im Einzelnen
01 // AXON
Angebote vergleichen
Lassen Sie Agenten innerhalb der erteilten Rechte Angebote zu einem Bedarf vergleichen und Rückfragen an Lieferanten vorbereiten, damit das Ergebnis der zuständigen Person zur Entscheidung vorliegt.
Oberfläche · Beispieldaten · AXON 02 // AXON
Bedarf bis Bestellung führen
Führen Sie Bedarfsmeldungen als Vorgang mit Stand, Genehmigung und nächster Zuständigkeit durch den Einkauf, damit an jeder Meldung erkennbar ist, wo sie steht und wer zuständig ist, statt dass sie als Mail liegen bleibt.
Oberfläche · Beispieldaten · AXON 03 // FORGE
Verträge und Konditionen verbinden
Verbinden Sie Verträge, Rahmenvereinbarungen, Preise, Laufzeiten und Abrufe zu einem gemeinsamen Bestand, damit sich jede Frist und jeder Preis aus den Beziehungen ergibt, statt aus einer Ablage gesucht zu werden.
Oberfläche · Beispieldaten · FORGE 04 // FORGE
Belege mit Herkunft
Führen Sie Bestellung, Wareneingang und Rechnung mit Herkunft je Wert zusammen, damit sich jede Abweichung bis zum Beleg zurückverfolgen lässt, auch wenn die Belege aus getrennten Systemen stammen.
Oberfläche · Beispieldaten · FORGE 05 // KALKÜL
Rechnung gegenrechnen
Rechnen Sie jede Rechnung gegen Bestellung, Wareneingang und Vertragspreis, und erhalten Sie entweder einen Nachweis oder das Gegenbeispiel, das die verletzte Bedingung und die Stelle nennt, an der die Abweichung entsteht.
Oberfläche · Beispieldaten · KALKÜL 06 // KALKÜL
Bestellung vorab prüfen
Prüfen Sie eine Bestellung vorab gegen Vertragslaufzeit, Preisbindung und Genehmigungsgrenze, damit nur bestellt wird, was seine Voraussetzungen belegt hat, und damit die Begründung später im Verlauf steht.
Oberfläche · Beispieldaten · KALKÜL
Regelwerk
Wir zeigen, was Einkaufsabteilungen und öffentliche Auftraggeber im DACH-Raum erfüllen müssen und an welcher Stelle das System es abbildet, wobei die Abbildung keine steuerliche oder vergaberechtliche Prüfung ersetzt.
- Elektronische Rechnung§ 14 UStG (öffnet die Fundstelle)
- VerlangtEine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen; Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. Der Empfang ist für inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 Pflicht, das Ausstellen wird bis 2028 schrittweise Pflicht.
- Im SystemDie Rechnung als Objekt mit Herkunft, Format und Eingangszeit, verbunden mit Bestellung und Wareneingang. Was geprüft wurde und von wem, steht im Verlauf.
- Aufbewahrung§ 147 AO (öffnet die Fundstelle)
- VerlangtEmpfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen sind aufzubewahren. Die Fristen regelt Absatz 3.
- Im SystemAngebot, Bestellung, Vertrag und Rechnung als Objekte mit Version; jeder Stand bleibt mit Zeitpunkt abrufbar. Die Aufbewahrung selbst bleibt Sache des Archivs.
- Vergabegrundsätze§ 97 GWB (öffnet die Fundstelle)
- VerlangtÖffentliche Aufträge werden im Wettbewerb und in transparenten Verfahren vergeben, die Teilnehmer sind gleich zu behandeln.
- Im SystemAngebote und Bewertungskriterien als Objekte mit Version. Welches Angebot nach welchem Kriterium bewertet wurde, ist eine Abfrage; die Bewertung selbst trifft der Auftraggeber.
- Dokumentation der Vergabe§ 8 VgV (öffnet die Fundstelle)
- VerlangtDer Auftraggeber dokumentiert das Vergabeverfahren von Beginn an laufend, soweit es für die Begründung seiner Entscheidungen erforderlich ist, und fertigt einen Vergabevermerk in Textform an.
- Im SystemJeder Schritt des Verfahrens steht mit Zeit, Beteiligten und Begründung im Verlauf. Der Vergabevermerk wird daraus vorbereitet und vom Auftraggeber unterzeichnet.
GrenzeDas System liest die Daten, verbindet sie und rechnet vor, während die zuständigen Personen bestellen, freigeben und bezahlen. Die steuerliche und vergaberechtliche Bewertung bleibt bei den Fachabteilungen und den zuständigen Stellen und geht auch durch einen nachgerechneten Beleg nicht auf das System über.
Häufige Fragen
Welchen Teil dieses Einkaufs gibt es heute als Software, und was zeigen die Vorführungen nur?
Als Software steht bisher nur die Kontrollschicht, die mit automatischen Tests geprüft ist und eine Freigabe an Vorgang, Aktion und Person bindet, sodass sie genau einmal und nur bis zu ihrem Ablauf gilt. Die Objekte für Bedarf, Angebot, Vertrag und Rechnung, der Vergleich durch AXON und das Gegenrechnen durch KALKÜL sind vorgesehen und laufen nur in Vorführungen mit erfundenen Daten, während Piloten und ein Betrieb bei Ihnen folgen.
Wie hängt das System an ERP, eProcurement und Vertragsmanagement, und wer bestellt am Ende?
Vorgesehen ist, dass es Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen aus dem ERP, Bedarfe, Angebote und Genehmigungen aus dem eProcurement sowie Verträge, Preise und Fristen aus dem Vertragsmanagement liest und als verbundene Objekte führt. Bestellt, freigegeben und bezahlt wird weiterhin von den zuständigen Personen, und das System rechnet nur vor. Welche der drei Anbindungen wir zuerst brauchen, ergibt sich aus der Warengruppe oder dem Beschaffungsweg, mit dem wir beginnen.
Können Lieferantenpreise und Vertragskonditionen auf unserer eigenen Infrastruktur bleiben?
Wo die Plattform läuft, legen Sie fest, ob in einem eigenen Rechenzentrum, in einer von Ihnen gewählten Cloud oder abgeschottet, und Anmeldung, Rollen und Schlüssel bleiben in Ihren Verzeichnissen. Die Plattform ist so entworfen, dass wir selbst im Betrieb keinen Zugriff auf Preise, Angebote und Verträge haben, wobei dieser Betrieb erst vorgesehen ist.
Wie lässt sich später belegen, wer ein Angebot gewählt und eine Bestellung freigegeben hat?
Jede Handlung steht mit Urheber, Zeit und Grundlage in einem Verlauf, dessen Einträge aneinander gekettet sind und den Prüfer ohne Zugang zum System nachrechnen können, und diese Kette ist bereits gebaut. Rechte hängen an der Rolle bis zum einzelnen Feld, gleich ob eine Person oder ein Agent handelt, und dieses Rechtesystem ist vorgesehen. Bei öffentlichen Aufträgen wird der Vergabevermerk aus diesem Verlauf vorbereitet und vom Auftraggeber unterzeichnet, sodass die Begründung der Entscheidung nicht erst nachträglich zusammengesucht wird.
Welche Warengruppe zuerst?
Wir beginnen mit einer Warengruppe oder einem Beschaffungsweg aus Ihrem Haus und klären daran, welches Produkt zuerst trägt und was davon heute vorführbar ist.
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