Branche 01 / 06 · Behörden und öffentliche Hand
Government.
Wir entwickeln eine Intelligenz, die Unterlagen, Fristen und Zuständigkeiten einer Behörde zu einem Vorgang zusammenführen soll. Über Anträge und Leistungen entscheiden immer Menschen, im Amt und in den Gremien.
- Hier arbeitet die Intelligenz.
- Hier entscheidet ein Mensch.
- Hier wird das Ja aufgeschrieben.
Anträge
Ausführen · Prüfen
Anträge kommen über das Portal, mit der Post und per Mail.
Die Intelligenz soll jede Unterlage dem richtigen Vorgang zuordnen und zeigen, was noch fehlt.
Eine Rückfrage an die Antragstellenden soll sie als Entwurf vorbereiten.
Über jeden Antrag entscheidet ein Mensch.
- Liest
- Antragsportal, Post, Postfach
- Legt vor
- Vorgang mit Fundstellen, Rückfrage als Entwurf
- Gibt frei
- Sachbearbeitung
Als NächstesGremien und Fristen
- Hier arbeitet die Intelligenz.
- Hier entscheidet ein Mensch.
- Hier wird das Ja aufgeschrieben.
Gremien und Fristen
Überwachen · Prüfen
Viele Entscheidungen fallen in Ausschüssen, die nur an festen Tagen tagen.
Die Intelligenz soll jede Frist neben den Sitzungskalender legen und früh melden, wenn eine Vorlage bis zur Sitzung nicht fertig wird.
Die Tagesordnung setzt der Vorsitz.
- Liest
- Fachverfahren, Ratsinformationssystem, Aktenablage
- Legt vor
- Wiedervorlage mit Frist
- Gibt frei
- Amtsleitung
Als NächstesRechnungen
- Hier arbeitet die Intelligenz.
- Hier entscheidet ein Mensch.
- Hier wird das Ja aufgeschrieben.
Rechnungen
Prüfen · Untersuchen
Zu jeder Rechnung gehören eine Bestellung und ein Nachweis, dass die Leistung erbracht ist.
Die Intelligenz soll die drei Belege nebeneinanderlegen und Passendes zurücktreten lassen.
Was abweicht, soll sie mit beiden Fundstellen der Sachbearbeitung zeigen.
Die Zahlung gibt ein Mensch frei.
- Liest
- Postfach, Fachverfahren, Aktenablage
- Legt vor
- Abweichung mit Fundstellen
- Gibt frei
- Sachbearbeitung
Als NächstesEin Beispiel aus diesem Bereich
04 / Beispiel
Was passt, tritt zurück, und was abweicht, geht zur Klärung.
Beispielszenario Die Behörde ist erfunden, ebenso alle Vorgänge und Beträge.
- 360 Belege gelesen
- 120 Vorgänge geprüft
- 118 passen
- 2 Abweichungen mit Fundstellen
- 1 Übergabe an einen Menschen
- 01 AusgangslageZu 120 Vorgängen liegen Bestellungen und Leistungsnachweise in Postfach, Fachverfahren und Aktenablage.
- 02 VeränderungDie Rechnungen des Monats kommen an, und jede gehört zu einem Vorgang.
- 03 BearbeitungIm Beispiel legt die Intelligenz je Vorgang die drei Belege nebeneinander und geht in einem Prüflauf über alle 120 Vorgänge.
- 04 Ergebnis118 Vorgänge passen und treten zurück. Bei Vorgang 37 weicht die Rechnung ab, bei Vorgang 88 fehlt der Nachweis, und beide liegen mit Fundstellen bei der Sachbearbeitung.Sachbearbeitung klärt
05 / Wer entscheidet
Wer entscheidet hier am Ende?
- Über jeden Antrag entscheidet ein Mensch.
- Was ein Ausschuss beschließt, entscheiden seine Mitglieder in der Sitzung.
- Die Tagesordnung setzt der Vorsitz, die Vorlagen schlägt die Amtsleitung vor.
- Nachrichten an Antragstellende gibt ein Mensch frei.
Was Ihre Organisation festlegt
Ihre Organisation legt fest, welche Fachverfahren, Akten und Postfächer gelesen werden.
Sie legt fest, ob Rückfragen an Fachämter verschickt oder erst vorgelegt werden.
Sie legt fest, wer Vorlagen abschließt.
Personalrat und Datenschutz sitzen vor dem Start mit am Tisch.
Wo liegt bei Ihnen Arbeit zwischen zwei Systemen?
Nennen Sie uns den Arbeitsbereich. Ein Mensch liest es und meldet sich.