Arbeitsumfang 03 / 04 · In Entwicklung
Fachbereich.
Damit meinen wir einen Teil der Organisation, in dem viele Abläufe zugleich laufen, etwa den Einkauf oder die Buchhaltung. Die Intelligenz soll ihnen einen gemeinsamen Stand geben, auf dem jeder sieht, was erledigt ist, was offen ist und bei wem.
01 / So soll es gehen
In einem Bereich laufen viele Abläufe nebeneinander, und alle liegen auf einem gemeinsamen Stand.
Findet ein Ablauf etwas, sollen die anderen es auf demselben Stand sehen und ihre Arbeit danach ordnen.
So soll jeder sehen, was erledigt ist, was offen ist und bei wem es gerade liegt.
Was bezahlt, zugesagt oder verschickt wird, gibt die zuständige Person frei.
im FilmDieses Ja gilt nur für diesen einen Fall.
02 / Was die Intelligenz tut
Die Intelligenz soll einen ganzen Bereich auf einem Stand halten.
Wir entwickeln die Intelligenz so, dass sie einen Bereich in vier Schritten tragen soll.
- TeilenAlle Abläufe sollen denselben Stand lesen, und jede Angabe soll ihre Quelle zeigen.
- OrdnenSie soll die Fälle nach Frist und Dringlichkeit ordnen, damit vorn liegt, was drängt.
- KlärenWeicht etwas ab, soll sie der Ursache nachgehen, bis Grund und Fundstelle feststehen.
- FreigebenZahlungen und Zusagen gibt ein Mensch frei.
03 / Ein Beispiel
Was passt, tritt zurück, und was abweicht, geht zur Klärung.
Beispielszenario Die Behörde ist erfunden, ebenso alle Vorgänge und Beträge.
- 360 Belege gelesen
- 120 Vorgänge geprüft
- 118 passen
- 2 Abweichungen mit Fundstellen
- 1 Übergabe an einen Menschen
- 01 AusgangslageZu 120 Vorgängen liegen Bestellungen und Leistungsnachweise in Postfach, Fachverfahren und Aktenablage.
- 02 VeränderungDie Rechnungen des Monats kommen an, und jede gehört zu einem Vorgang.
- 03 BearbeitungIm Beispiel legt die Intelligenz je Vorgang die drei Belege nebeneinander und geht in einem Prüflauf über alle 120 Vorgänge.
- 04 Ergebnis118 Vorgänge passen und treten zurück. Bei Vorgang 37 weicht die Rechnung ab, bei Vorgang 88 fehlt der Nachweis, und beide liegen mit Fundstellen bei der Sachbearbeitung.Sachbearbeitung klärt
04 / Stand
Das steht heute, und daran bauen wir.
Ihre Organisation legt fest
Ihre Organisation legt fest, welche Abläufe zum Bereich gehören, was die Intelligenz selbst vorbereitet und wer im Bereich wofür zuständig ist. Woran wir den Einsatz messen, legen wir vorher gemeinsam fest.
Als Prototyp gebaut
Gebaut und intern getestet haben wir bisher die Kontrolle der Freigabe. Wenn ein Mensch Ja sagt, gilt dieses Ja genau einmal und nur für die eine Sache, für die er es gegeben hat. Wer ein Ja kopiert und noch einmal benutzen will, wird abgewiesen.
In Entwicklung
Einen gemeinsamen Stand für viele Abläufe entwickeln wir, sobald die einzelne Aufgabe und der einzelne Vorgang tragen.
Messung
Was ein Einsatz verändert, messen wir im Einsatz selbst, vorher und nachher. Dafür wollen wir zählen, wie viele Fälle ankommen, wie lange einer heute dauert und wie lange das Prüfen danach dauert.
05 / Wo es anfängt
- FinanzenKreditoren am MonatsendeIndustrie
- SachbearbeitungAnträge einer Abteilung, nach Frist geordnetVerwaltung
- InstandhaltungBefunde aller Anlagen eines StandortsEnergie
- KundendienstSchadenmeldungen einer ganzen SparteVersicherung
Welcher Bereich trägt bei Ihnen zu viel auf einmal?
Nennen Sie uns den Bereich, und ein Mensch liest es und meldet sich.